為了使團部的資料的更新能同步化，使用本免費的軟體。
軟體的運作方式為
接下來，就來說明如何使用。
首先先到https://www.dropbox.com/ 進行註冊
註冊後，檔案會自行下載
安裝之後，登入之後系統會在電腦>使用者中產生Dropbox的資料夾
請注意：每一台電腦只能登入一個Dropbox的帳號
但是可以透過網路介面，登入不同的帳號
他就是Dropbox資料夾
打開後，只有public至一個資料夾，因為這一個軟體是透過雲端系統，所以在網路上也會產生相對應的資料夾，
網址也是https://www.dropbox.com/ 這一個，當你登入系統之後，你會看到這樣的畫面
電腦上的
網路上的
當在Dropbox 無論是在電腦上還是系統上，資料夾新增資料夾時，另一個地方也會同步更新。
電腦上的
網路上的
這樣的功能，就可以如同您在有網路的介面下，就有一個網路硬碟。
當您設定好資料夾之後之後，您就可以依據實際需求，分享給您的伙伴，這一個設定，就要在網頁上設定。
在網頁上打開您要分享的資料夾，點選共享此資料夾，來進行設定
填上您要分享伙伴的E-MAIL，然後共享資料夾，對方就會收到共享資料夾的邀請函
而對方收到信件後，點選檢視資料夾，這樣，對方的Dropbox也會產生你分享的資料夾，而這一個資料夾，就可以透過這一個軟體同步了。
在網路介面上，就會變成
原本這個資料夾圖上，多了兩個人像，這樣就表示，這一個資料夾已經與人共享了
當你檔案放入時，資料夾左下角的有正在更新的藍色圖案，而在工作列上也會出現更新的圖示，但當更新完成，就會變成綠色打勾的圖示，這樣表示這台電腦與雲端的檔案已經同步了，當每次打開電腦，再有網路的情況下，系統會自動去更新資料夾的內容，使電腦內的資料檔案，與雲端的同步，這樣就可以使所有友分享這一個資料夾的人，資料同步更新。
在團內，建議的使用方式是，共享資料夾歸共享資料夾，當資料同步完成，請用複製的方式，將資料夾複製到您自己得資料夾裡，避免再公享資料夾上進行修改，不然所有的人很容易被修正的檔案弄混了，也避免流通的資料產生不同的版本。
Dropbox還有一個不錯的功能，就是下載，目前除了FB之外，很少有提供檔案上傳提供一般下載的服務，因為是透過雲端，所以其實檔案更新是有網址的，只要找出網址，就可以提供檔案的位置網址就可以提供下載，在電腦內的資料夾，點選想要分享的檔案，按下滑鼠右鍵，在分享連結上，就會自動抓取連結網址，之後貼在應用的地方，就可以提供下載的服務，這對團部來說，提供活動表格的下載，是很棒的功能。
軟體、系統只要能善加利用，就可以為團部、為自己節省很多的時間、精力與金錢，之前剛用Dropbox的時候還是全英文版，現在已經有中文版了，希望團員能多加利用，這樣在檔案、照片傳輸上，都可以節省大量的時間與金錢。
最後，Dropbox雖然好用，但是目前我介紹的都是免費的部分，所有空間容量是有一定的限制的，除了花錢購買空間之外，也可以用其他的方式增加空間，這一個部分在新手指南裡面有，除了推薦人使用之外，使用Samsung的手機好像也有贈送免費的空間，因為這一個軟體，也可以在手機上使用。
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